Collèges privés d'enseignement professionnel (CPEP) : Exploitation d'un collège privé d'enseignement professionnel en Ontario

Exploitation d'un collège privé d'enseignement professionnel en Ontario

Conditions d'inscription

Assurance

Les collèges privés d'enseignement professionnel sont tenus de souscrire une assurance suffisante pour protéger leurs installations, dirigeants, employés, mandataires et bénévoles contre toute demande découlant d'un accident subi par des étudiants pendant leur fréquentation du collège ou d'un autre endroit où ils doivent se rendre (p. ex. assurance responsabilité).

Compte en fiducie pour les frais des étudiantes et étudiants étrangers

Un collège privé d'enseignement professionnel est tenu d'établir un compte en fiducie pour garder les frais versés par des étudiantes et étudiants étrangers dans l'une des situations suivantes :

  1. Lors de la demande de renouvellement de l'inscription, les étudiantes et étudiants étrangers constituaient, au cours de l'année précédente, plus de 50 p. 100 de l'effectif du collège privé d'enseignement professionnel.
  2. Lors de l'inscription, on s'attend à ce que les étudiantes ou étudiants étrangers constituent plus de 50 p. 100 de l'effectif du collège privé d'enseignement professionnel pendant sa première année d'exploitation.
  3. Le surintendant ou la surintendante détermine que des motifs raisonnables existent pour croire que les étudiantes et étudiants étrangers fréquentant le collège privé d'enseignement professionnel risquent de ne pas recevoir les remboursements requis. En déterminant si des motifs raisonnables existaient, le surintendant ou la surintendante va tenir compte notamment des facteurs suivants :
    • si le collège privé d'enseignement professionnel a déjà manqué de se conformer à la politique sur les remboursements en rapport avec des étudiantes et étudiants étrangers;
    • la viabilité financière du collège privé d'enseignement professionnel;
    • le nombre et la nature des plaintes déposées par des étudiantes et étudiants étrangers concernant l'exploitation ou les pratiques du collège privé d'enseignement professionnel ou l'exploitation et les pratiques du demandeur avant l'inscription comme collège privé d'enseignement professionnel.

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Administration du collège et tenue des dossiers

Contrats d'étudiant ou étudiante

Vous devez remettre un contrat écrit et signé à chaque étudiante ou étudiant qui s'inscrit à un programme de votre collège. Il importe de souligner que vous n'avez pas le droit de demander à une étudiante ou un étudiant de se procurer un produit ou un service particulier comme condition d'admission au programme. Veuillez vous reporter au contrat type du ministère (PDF, 217 ko) pour obtenir de plus amples renseignements concernant les clauses requises et le langage qu'il convient d'utiliser dans les contrats passés avec les étudiantes et étudiants pour des programmes approuvés. Vous ne pouvez pas utiliser ce contrat pour un programme quelconque d'études non axées sur l'emploi que vous offrez.

Relevés de notes des étudiantes et étudiants

Les renseignements sur le relevé des notes d'une étudiante ou d'un étudiant peuvent être gardés au campus qu'il ou elle fréquente ou, après le 18 septembre 2007, par un gardien ou une gardienne de dossiers approuvé qui ne se trouve pas sur les lieux. Les étudiantes et étudiants ont le droit d'avoir accès à leurs relevés des notes pour 25 ans après leur départ du collège. Les étudiantes et étudiants peuvent demander une copie de leur relevé des notes auprès de vous ou de la gardienne ou du gardien approuvé des dossiers hors les lieux.

Procédure de plainte pour les étudiantes ou étudiants

À compter du 1er janvier 2007, vous devez disposer d'une procédure de plainte pour les étudiantes ou étudiants afin de résoudre les problèmes qui pourront se produire entre votre collège et les étudiantes et étudiants.

Les étudiantes et étudiants doivent d'abord passer par votre procédure de plainte avant de déposer une plainte auprès du surintendant ou la surintendante des collèges privés d'enseignement professionnel. Les étudiantes et étudiants peuvent obtenir le formulaire de plainte d'étudiante ou d'étudiant du ministère en visitant le site Web de www.ServiceOntario.ca.

Tenue des dossiers

Le tableau de référence ci-dessous indique le type, le lieu et la durée de la garde de certains dossiers particuliers. On devrait toujours mettre ces dossiers à la disposition du personnel du ministère, pour inspection.

Dossier

Lieu de tenue du dossier

Période de tenue du dossier

Chaque dossier d'étudiante ou étudiant

  • Nom au complet, sexe, date de naissance, adresse résidentielle pendant la fréquentation du collège, adresse permanente, les numéros de téléphone aux adresses résidentielle et permanente, tout numéro de téléphone cellulaire et toute adresse de courriel
  • un dossier des résultats de toute évaluation scolaires
  • une copie du contrat signé
  • une copie des preuves attestant que l'étudiante ou étudiant a satisfait aux exigences d'admission
  • copies de la lettre d'abandon ou d'expulsion, tout calcul de remboursement et tout chèque de remboursement émis, le cas échant
  • une copie de tous les reçus émis pour le paiement des frais

Campus

Trois ans après la date à laquelle l'étudiante ou étudiant a quitté le collège privé d'enseignement professionnel

Relevés des notes d'étudiant ou étudiante

Campus ou gardien ou gardienne des dossiers approuvé(e) qui n'est pas sur les lieux

Avant que l'étudiant ou étudiant ne quitte le collège privé d'enseignement professionnel, gardez le relevé des notes à votre campus ou dans une des installations hors les lieux. Si le relevé des notes est gardé dans des installations hors les lieux, le collège privé d'enseignement professionnel est tenu de le récupérer à la demande de l'étudiante ou étudiant.

Gardien ou gardienne des dossiers approuvé(e) qui n'est pas sur les lieux

Dans les 90 jours depuis la date à laquelle l'étudiante ou étudiant a quitté le collège privé d'enseignement professionnel

Procédure de plainte pour les étudiantes ou étudiants

Campus

Toujours garder une copie mise à jour

Annonces

  • texte de l'annonce
  • la période pendant laquelle l'annonce a été publiée ou diffusée
  • traduction du texte, le cas échéant
  • témoignage, promotion ou opinion signé(e) s'il y a lieu
  • déclaration signée provenant d'un organisme de réglementation ou d'une association / organisation professionnelle, s'il y a lieu
  • énoncé signé d'un représentant ou d'une représentante de l'État, s'il y a lieu
  • déclaration signée d'un dirigeant ou une dirigeante ou un administrateur ou administratrice d'un établissement d'enseignement postsecondaire, s'il y a lieu

Campus ou siège social approuvé

Un an depuis la dernière date de publication ou de diffusion

Police d'assurance

  • assurance ayant trait au collège privé d'enseignement professionnel
  • assurance ayant trait aux programmes, s'il y a lieu

Campus

Gardez toujours une copie à jour

Administration du compte en fiducie, s'il y a lieu

Les exigences en matière de tenue des dossiers que le surintendant peut imposer

Description de programme

Campus ou siège social approuvé

Six ans depuis la date d'approbation du programme

Certificat d'inscription

Campus

Toujours afficher le certificat actuel là où les étudiantes et étudiants et le grand public peuvent le voir

Exemplaire de la loi et du règlement

Campus

Gardez toujours une copie mise à jour et la mettre à la disposition des étudiantes et étudiants, sur demande, pendant les heures normales de bureau

Formulaires de données personnelles pour enseignants

Campus

Gardez toujours une copie à jour pour tous les enseignantes et enseignants qui sont actuellement employés

Plan d'achèvement de la formation, pour chaque programme

Campus

Gardez toujours une copie à jour

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Tenir le ministère au courant

Modifications importantes aux programmes approuvés

Il vous est interdit d'apporter une modification importante à un programme d'études professionnelle approuvé sans l'approbation du surintendant ou de la surintendante.

Modification apportée à la procédure de plainte pour les étudiantes ou étudiants

Vous devez rendre rapport et obtenir l'approbation préalable du surintendant ou de la surintendante des collèges privés d'enseignement professionnel avant d'apporter des modifications à votre procédure de plainte pour les étudiantes ou étudiants.

Modification de propriété

Vous devez donner à la surintendante ou au surintendant un avis de toute modification de la propriété du collège au moins 30 jours avant que la modification soit faite. Cette modification peut comprendre notamment les transferts importants d'éléments d'actif du collège, le transfert d'actions d'une société qui pourrait avoir un effet sur la composition de son conseil d'administration ou un changement d'associés à l'intérieur d'une société en nom collectif. Veuillez consulter la fiche de renseignements n° 7 sur la modification de propriété (PDF, 144 ko) pour plus de précisions sur les exigences de la Loi de 2005 sur les collèges privés d'enseignement professionnel.

Autres modifications

Si vous avez l'intention de mettre fin à un programme après qu'il a débuté et que des étudiants s'y sont inscrits, vous devrez donner au surintendant ou à la surintendante un avis d'au moins 14 jours avant de supprimer le programme. Vous devrez également fournir la confirmation du plan d'achèvement de la formation ou de l'entente de remboursement des frais que vous avez conclue avec les étudiantes concernés. Veuillez communiquer immédiatement avec votre conseiller ou conseillère en programmes si vous songez à poursuivre cette option pour votre programme approuvé d'études professionnelles.

Il est particulièrement important que le ministère dispose d'une adresse de courriel qui fonctionne, afin de d'être capable d'envoyer de la correspondance à votre collège privé d'enseignement professionnel.

Vous devez donner au surintendant ou à la surintendante un avis écrit de 30 jours de tout changement que vous proposez de faire à l'adresse du siège social du collège ou de l'un de ses campus. Si vous entendez changer l'adresse aux fins de signification, à l'appellation commerciale ou à la raison sociale, vous devez en faire part au surintendant ou à la surintendante au moins 10 jours avant la modification.

Vous devez aviser le surintendant ou la surintendante par écrit de tout changement de personne responsable de l'administration du collège ou de la modification de l'adresse de courriel, du numéro de téléphone ou du numéro de télécopieur du siège social du collège ou d'un de ses campus dans les cinq jours suivant le changement.

Vous devez également d'aviser le surintendant ou la surintendante de toute modification apportée à votre plan d'achèvement de la formation dans les cinq jours suivant la modification.

Dans tous les cas, veuillez remplir le formulaire d'avis de modification disponible sur le site Web de www.ServiceOntario.ca, puis soumettre le formulaire au ministère.

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Enseignantes et enseignants

Toutes les enseignantes et tous les enseignants employés par un collège privé d'enseignement professionnel doivent répondre aux exigences suivantes :

  • être titulaire d'un baccalauréat d'une université ontarienne ou d'un diplôme équivalent, ou
  • être diplômé(e) d'un collège des arts appliqués et de technologie ou l'équivalent, ou
  • être diplômé(e) d'un collège privé d'enseignement professionnel inscrit ou l'équivalent, ou
  • être titulaire d'un certificat de qualification en vertu de la Loi sur la qualification professionnelle et l'apprentissage des gens de métier ou de la Loi sur l'apprentissage et la reconnaissance professionnelle ou autre certificat canadien équivalent, et
  • avoir 24 mois d'expérience professionnelle dans la profession qui sera enseignée,

ou

  • avoir 36 mois d'expérience d'enseignement dans la profession pour laquelle l'enseignement est donné, et
  • avoir 24 mois d'expérience professionnelle dans la profession à enseigner,

ou

  • avoir 48 mois d'expérience professionnelle dans la profession à l'égard de laquelle l'enseignement est donné.

Une personne employée au 18 septembre 2006 qui était qualifiée à enseigner en vertu de l'ancienne Loi sur les collèges privés d'enseignement professionnel peut continuer son emploi comme enseignante ou enseignant même si elle n'est pas qualifiée aux termes de la nouvelle Loi de 2005 sur les collèges privés d'enseignement professionnel.

Si la profession est régie par un organisme de réglementation qui stipule les qualifications que doivent posséder les enseignantes et enseignants, les enseignantes et enseignants au collège privé d'enseignement professionnel doivent avoir ces qualifications également. Par ailleurs, le surintendant ou la surintendante pourra également approuver d'autres enseignantes ou enseignants qui sont jugés compétents à l'égard de la matière ou profession à enseigner.

Si vous désirez demander l'approbation d'un enseignant ou d'une enseignante qui n'a pas les qualifications susmentionnées, soumettre le formulaire des données personnelles de l'enseignante ou enseignant au surintendant ou à la surintendante en précisant les titres de compétence au surintendant ou à la surintendante. Les collèges privés d'enseignement professionnel peuvent employer des enseignantes et enseignants suppléants qui ne répondent pas aux exigences, pourvu que le total des programmes enseignés par toutes les enseignantes et tous les enseignants non qualifiés ne dépasse pas 10 p. 100.

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Perception et remboursements des frais

Perception des frais

Tous les frais obligatoires qu'il faut payer relativement à un programme d'étude professionnelle sont publiés sur le site Web de www.ServiceOntario.ca. Vous pouvez exiger ou percevoir des frais obligatoires uniquement pour un programme publié au site Web de www.ServiceOntario.ca. Tous les frais que vous exigez ou percevez pour un programme doivent être exprimés en dollars canadiens. Les frais facultatifs ne sont exigibles que par rapport à un programme d'études professionnelles qui a été divulgué lors de l'approbation de votre programme ou qui a été autorisé par la suite par le surintendant ou la surintendante.

Il est interdit de percevoir des frais auprès d'étudiantes ou étudiants éventuels avant la signature d'un contrat d'inscription, sauf le moindre de 20 % des frais globaux d'un programme ou 500 $. Ces frais doivent être perçus pour le traitement d'une demande ou pour des épreuves ou évaluations d'admission. À compter du 18 septembre 2006, quand un contrat est passé avec des étudiantes ou étudiants étrangers, la perception sera limitée à 25 % des frais exigibles relatifs à un programme d'étude professionnelle avant que le programme ne commence.

Remboursements

Les étudiants ont droit à un remboursement intégral s'ils se retirent du programme dans les deux jours suivant la signature de leur contrat d'inscription. Après ce délai de deux jours, une étudiante ou étudiant qui se retire du programme avant qu'il ne commence a droit au remboursement intégral de ses frais payés, moins 20 % des frais globaux pour le programme (jusqu'à concurrence de 500 $).

Pour que le fait qu'une étudiante ou étudiant se soit retiré soit bien compris, il ou elle devrait en faire part au collège par écrit. Les étudiantes et les étudiants ne sont pas tenus d'expliquer la raison pour laquelle ils se retirent d'un programme. La lettre peut être envoyée par courriel, par télécopieur, par courrier recommandé ou livrée en personne. Ce geste écarte tout litige ou toute confusion concernant la date réelle d'abandon, car la date peut influencer le montant du remboursement dû à l'étudiante ou étudiant. Recevoir l'avis qu'une étudiante étrangère ou un étudiant étranger s'est vu refuser un visa d'études équivaut à recevoir un avis écrit d'abandon.

Si une étudiante ou un étudiant se retire d'un programme après le commencement de celui-ci, il ou elle peut avoir droit à un remboursement des frais payés pour le programme, en fonction de la partie du programme que le collège privé d'enseignement professionnel lui a déjà fournie. Dans la plupart des cas, le collège est en droit de garder le moindre des frais globaux du programme ou 500 $ plus les frais payés par rapport à la partie du programme que le collège a déjà fournie.

Tous les remboursements doivent être payés en dollars canadiens. Le versement du remboursement doit se faire dans les 30 jours suivant l'avis que l'étudiante ou étudiant s'est retiré du programme ou dans les 45 jours suivant le début du programme si un contrat est résilié parce que l'étudiante ou étudiant n'assiste pas aux cours.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant les remboursements et la perception des frais, y compris des exemples de calculs de remboursement, veuillez consulter La Loi de 2005 sur les collèges privés d'enseignement professionnel  : Feuille de renseignements numéro 2 – Perception et remboursements des frais (PDF, 87 ko).

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Tableau des droits exigés des collèges privés d'enseignement professionnel

Effectif à partir du 1er avril 2017

Les CPEP doivent doivent acquitter des droits pour se prévaloir de certains services offerts par le ministère, dont l'étude des demandes d'inscription et d'approbation des programmes. Voici le tableau des frais fixés par le ministre de la Formation et des Collèges et Universités, en vertu de l'article 7 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités:

Activité Droits exigibles Montant
Demande d’inscription pour exploiter un collège privé d’enseignement professionnel Droits d’inscription (1,917 $
et un programme compris) et droits d’inspection des installations (480 $ + TVH)
2459,40 $
Frais rembousables à 50 %
Demande d’inscription d’un nouveau campus d’un collège privé d’enseignement professionnel Demande d’inscription d’un nouveau campus (1,197 $ et un programme compris) et droits d’inspection des installations (480 $ + TVH) 1739,40 $
Frais rembousables à 50 %
Avis de déménagement du collège Droits d’inspection des installations 480 $
plus la TVH
542,40 $
Approbation d’un nouveau programme Droits d’approbation par programme supplémentaire 719 $
Approbation d’un programme offert à un campus déjà inscrit Droits d’approbation si le CPEP offre déjà le programme 73 $
Demande de renouvellement de l’inscription Ces droits incluent le renouvellement de l’approbation d’un programme 1197 $
Demande de renouvelle de l’inscription – frais de retard Frais de retard 598,50 $
Demande de renouvellement de l’approbation d’un programme Droits de renouvellement par programme approuvé supplémentaire 73 $
Demande de renouvellement de l’approbation d’un programme –
frais de retard
Frais de retard 36,50 $

Tableau des droits exigés des CPEP (PDF, 35 ko)

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Renouvellement de l'inscription

La Loi de 2005 sur les collèges privés d'enseignement professionnel exige que les collèges privés d'enseignement professionnel renouvellent leur inscription auprès du ministère de la Formation et des Collèges et Universités tous les ans, à la fin de leur exercice. Des renseignements supplémentaires concernant le processus de renouvellement seront fournis aussitôt que possible. Merci de la patience dont vous allez continuer de faire preuve pendant cette période de transition.

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