Collecte de données sur l’effectif des collèges et universités de l’Ontario et Numéro d'immatriculation scolaire (NISO)

Avis de collecte indirecte de renseignements personnels

Foire aux questions

  1. Quels types de renseignements sur l’effectif sont recueillis par le Ministère, et d’où proviennent-ils?
  2. Pourquoi le Ministère doit-il recueillir tous ces renseignements à propos de l’effectif si les collèges, les universités et les centres de demande d’admission des établissements postsecondaires le font déjà?
  3. D’où proviennent exactement les données sur l’effectif étudiant, incluant les renseignements personnels?
  4. Que deviennent les renseignements personnels que le Ministère recueille de manière indirecte?
  5. De quelle manière le Ministère protège-t-il la confidentialité des renseignements sur les étudiants?
  6. À quels autres établissements postsecondaires et organismes gouvernementaux le Ministère transmet-il les renseignements personnels?
  7. Quels sont les renseignements utilisés pour l’élaboration des politiques du secteur postsecondaire? Ces renseignements sont-ils dépersonnalisés?
  8. Comment le Ministère peut-il s’assurer de l’exactitude des renseignements communiqués? Est-ce que je dois prendre des mesures afin de m’assurer de l’exactitude des renseignements contenus dans mon dossier?
  9. Qu’est-ce que le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO)? Est-ce que les étudiants des collèges et des universités en ont un?
  10. Comment puis-je obtenir un NISO? Est-ce que je dois le connaître?
  11. Pourquoi le Ministère doit-il recueillir les noms officiels des étudiants en plus de leur NISO?
  12. Quels sont renseignements consignés dans le registre des NISO? Ces renseignements sont-ils protégés?
  13. Quels sont les collèges et les universités qui rapportent des données sur l’effectif au ministère de la Formation et des Collèges et Universités?

Foire aux questions concernant l’Avis de collecte indirecte de données sur l’effectif déclaré par les collèges et universités de l’Ontario ainsi que le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario

Octobre 2015

1. Quels types de renseignements sur l’effectif sont recueillis par le Ministère, et d’où proviennent-ils?


Le Ministère recueille des données sur l’effectif étudiant, y compris des renseignements personnels, auprès des collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario et des universités financées par les fonds publics. L’article 2(1) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée définit les renseignements personnels comme étant des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié.

Les données sur l’effectif et les caractéristiques des étudiants recueillies par le Ministère auprès des collèges et des universités comprennent des renseignements tels que :

  • les titres de compétences visés par les étudiants (p. ex., les grades, les diplômes, les certificats et les diplômes d’études supérieures);
  • les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario et les numéros d’identification attribués par les établissements d’enseignement;
  • les renseignements biographiques sur les étudiants (p. ex., nom et prénom officiels, sexe et date de naissance);
  • les programmes auxquels les étudiants sont inscrits (p. ex., arts et science, ingénierie, santé);
  • les renseignements sur les résultats scolaires, comme l’année d’études, le diplôme et les inscriptions à d’autres établissements d’enseignement;
  • les types d’étudiants inscrits dans les établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario (p. ex., citoyens canadiens et étudiants étrangers);
  • les données sur les caractéristiques des étudiants, comme la langue parlée, la résidence permanente, le niveau des études actuelles et le statut d’étudiant à temps plein ou à temps partiel;
  • les autres données pouvant être ponctuellement nécessaires à l’administration des politiques et des programmes postsecondaires.

Dans ses rapports sur l’effectif, le Ministère n’exige pas de renseignements relatifs aux relevés de notes ou aux résultats d’examen des étudiants de niveau collégial ou universitaire.

2. Pourquoi le Ministère doit-il recueillir tous ces renseignements à propos de l’effectif si les collèges, les universités et les centres de demande d’admission des établissements postsecondaires le font déjà?


Les centres de demande d’admission des collèges, des universités et des établissements postsecondaires recueillent des données afin de fournir des services éducatifs, notamment l’administration et la planification à l’échelle locale.

Le Ministère exige des rapports réguliers sur l’effectif étudiant des établissements d’enseignement postsecondaires pour assurer la bonne administration du système d’éducation postsecondaire public de l’Ontario. Des rapports réguliers sur l’effectif sont nécessaires pour administrer les politiques et les programmes gouvernementaux, pour établir l’admissibilité aux subventions des établissements postsecondaires et des étudiants et pour appuyer la planification postsecondaire. La collecte de renseignements ordinaires sur l’effectif renforce la capacité du Ministère à contrôler et à évaluer la qualité, les résultats et la prestation des services et des programmes postsecondaires aux étudiants dans le but d’assurer une reddition de comptes quant à l’utilisation des fonds publics et à l’attribution efficiente du financement.

Les rapports de données sur l’effectif permettent au Ministère de déterminer la quantité, la durée et l’admissibilité relatives au financement public et la capacité totale de chaque établissement à satisfaire à la demande provinciale en matière d’inscription.

Les données sur l’effectif sont également utilisées par le Ministère pour effectuer ou pour faire effectuer des recherches et des analyses particulières, y compris des études longitudinales et des activités statistiques, liées à l’éducation et à la formation postsecondaires, incluant :

  • la compréhension du passage des étudiants de l’éducation et de la formation secondaires au niveau postsecondaire;
  • la compréhension de la participation et du progrès des étudiants, de la mobilité et des résultats de l’apprentissage et de la recherche d’emploi;
  • la compréhension des liens entre les universités, les collèges, les écoles secondaires et les autres établissements d’enseignement et de formation;
  • la compréhension des tendances concernant les choix faits par les étudiants en matière de programmes d’éducation ou de formation postsecondaires;
  • la compréhension des sources et des schémas concernant les ressources financières des étudiants, y compris l’aide et le soutien financiers fournis par le gouvernement et les établissements d’enseignement et de formation postsecondaires;
  • la planification visant à améliorer l’abordabilité et l’accessibilité du secteur de l’enseignement et de la formation postsecondaires ainsi que sa qualité et son efficacité;
  • la détermination des conditions de la participation, du progrès, de l’achèvement et de la transition des étudiants vers le marché du travail ou vers d’autres occasions d’éducation et de formation postsecondaires et les obstacles associés;
  • le développement d’indicateurs de rendement clé.

3. D’où proviennent exactement les données sur l’effectif étudiant, incluant les renseignements personnels?


Le Ministère recueille des données sur l’effectif étudiant, incluant certains renseignements personnels, auprès des établissements et des organismes d’enseignement postsecondaire de l’Ontario suivants :

  • tous les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario;
  • toutes les universités financées par les fonds publics;
  • les établissements fédérés ou affiliés à des collèges ou à des universités.

4. Que deviennent les renseignements personnels que le Ministère recueille de manière indirecte?


Les renseignements personnels sont recueillis par la Direction des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondaire du Ministère. Comme les établissements postsecondaires doivent fournir des renseignements précis et que le Ministère doit les vérifier, ce dernier exige que les données des rapports contiennent les numéros d’identification des étudiants et, dans le cas des étudiants de niveau postsecondaire, un numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) valide et certains autres identifiants personnels.

La Direction des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondaire conserve les données sur l’effectif dans un environnement sécurisé. Les données peuvent être communiquées à l’intérieur du MFCU, à d’autres ministères du gouvernement de l’Ontario, à d’autres ordres de gouvernement, à des établissements postsecondaires et à des chercheurs externes. Le transfert s’effectue normalement dans un format dépersonnalisé. Ceci signifie que les données sont dépersonnalisées par l’élimination des identifiants et des renseignements de nature délicate qui pourraient mener à l’identification d’un particulier avant d’être utilisées à des fins statistiques ou analytiques visant à appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et les activités de financement et de planification concernant le secteur postsecondaire.

Le Ministère a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels à des fins précises comme il est stipulé dans la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités. Reportez-vous à la question 6 pour obtenir plus de détails.

Le Ministère peut aussi partager des renseignements personnels avec d’autres gouvernements ou d’autres organismes gouvernementaux aux fins particulières stipulées dans la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités. Reportez-vous à la question 6 pour obtenir plus de détails.

5. De quelle manière le Ministère protège-t-il la confidentialité des renseignements sur les étudiants?


Les renseignements personnels recueillis indirectement par le Ministère sont protégés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et au moyen des restrictions suivantes :

  • Le Ministère ne recueille pas et n’utilise pas les renseignements personnels si d’autres données satisfont aux fins prévues.
  • Tous les dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés dans un environnement sécurisé à accès restreint. Par exemple,
    • la technologie utilisée pour la transmission de renseignements personnels est sécurisée et protégée par mot de passe;
    • les données sont transférées électroniquement au Ministère afin d’assurer l’exactitude des renseignements, réduisant ainsi la possibilité d’erreurs humaines associées à la saisie manuelle de données;
    • un nombre restreint d’employés autorisés du Ministère et des établissements et des organismes d’enseignement d’où proviennent ces données a accès aux renseignements personnels;
    • les collèges, les universités et les autres organismes fournissant des données veillent à l’exactitude des renseignements personnels avant de les transmettre au Ministère;
    • les données redondantes sont éliminées.
  • Dans la plupart des cas, le Ministère peut répondre à ses besoins en matière d’information après avoir dépersonnalisé les données.

Les collèges et les universités sont également assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et doivent aussi protéger la confidentialité des renseignements sur les étudiants.

6. À quels autres établissements postsecondaires et organismes gouvernementaux le Ministère transmet-il les renseignements personnels?


Le Ministère ne divulgue pas les renseignements personnels à d’autres ordres ou organismes gouvernementaux, à l’exception des suivantes :

  • au ministre de la Formation et des Collèges et Universités et au ministre de l’Éducation, aux fins de validation des numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario;
  • au ministre de l’Éducation et à d’autres ministres comme il est prévu par des règlements de la Loi sur le MFCU, aux fins de recherches et d’analyses, y compris des études longitudinales et des activités statistiques liées à l’éducation et à la formation postsecondaires;
  • au ministre de la Formation et des Collèges et Universités, au ministre de l’Éducation et au gouvernement du Canada, dans le but de contrôler et d’évaluer la qualité, les résultats et la prestation des services et des programmes d’éducation et de formation postsecondaires qui sont financés, directement ou indirectement, en tout ou en partie, par le gouvernement du Canada et le Ministère afin de permettre la reddition de comptes quant à l’utilisation des fonds publics et d’appuyer l’attribution continue de financement pour les programmes et les services;
  • Le Ministère communique les données recueillies auprès des collèges et des universités concernant l’effectif étudiant et l’obtention de diplômes, comme exigé par Statistique Canada conformément à la Loi sur la statistique du gouvernement fédéral. Les universités de l’Ontario ont choisi de répondre aux exigences en matière de rapports du Système d’information sur les étudiants postsecondaires (SIEP) de Statistique Canada au moyen de rapports centralisés au Ministère.
  • Les étudiants qui ont fait une demande d’admission par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario ont donné leur consentement écrit permettant au Ministère, aux universités et au Centre de communiquer les renseignements contenus dans leur demande d’admission et fournis pour leur inscription.
  • Les étudiants qui ont fait une demande d’admission par l’entremise du Service d’admission des collèges de l’Ontario ont donné leur consentement écrit permettant au Ministère, aux universités et au Centre de partager les renseignements contenus dans leur demande et fournis pour leur inscription.

7. Quels sont les renseignements utilisés pour l’élaboration des politiques du secteur postsecondaire? Ces renseignements sont-ils dépersonnalisés?


  • Le MFCU utilise les renseignements tirés des rapports sur l’effectif des collèges et des universités afin de produire des données agrégées ne pouvant pas identifier un particulier, dans le but d’appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et les activités de financement et de planification pour le secteur postsecondaire.
  • Le MFCU dispose d’un entrepôt de données à l’échelle du ministère permettant de stocker et d’utiliser les données provenant de plusieurs sources, y compris celles des systèmes de collecte de données sur l’inscription aux collèges et aux universités, et de produire des rapports basés sur ces données.
  • Les données sur l’effectif subissent un traitement de dépersonnalisation qui élimine les identifiants particuliers et les renseignements de nature délicate qui permettraient d’identifier un particulier. Elles sont ensuite stockées dans l’entrepôt de données du Ministère en vue de leur utilisation à des fins statistiques ou analytiques visant à appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et les activités de financement et de planification pour le secteur postsecondaire.
  • Les données dépersonnalisées des étudiants peuvent être communiquées à d’autres ministères du gouvernement de l’Ontario (comme le ministère de l’Éducation et le ministère de la Recherche et de l’Innovation), à d’autres universités et d’autres collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario, aux conseils scolaires des écoles secondaires de l’Ontario, aux associations d’intervenants en matière d’éducation postsecondaire, au Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur et à des chercheurs en milieu universitaire.
  • Sauf si la loi l’exige, le Ministère n’inclut pas de données agrégées dans les rapports de nature publique lorsque moins de dix particuliers sont concernés. Cette suppression des données est une mesure supplémentaire visant à protéger la confidentialité des renseignements personnels.
  • Comme il est mentionné à la question 6, dans certaines situations, il est permis de communiquer des renseignements personnels en vertu de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités.

8. Comment le Ministère peut-il s’assurer de l’exactitude des renseignements communiqués? Est-ce que je dois prendre des mesures afin de m’assurer de l’exactitude des renseignements contenus dans mon dossier?


Il incombe à chaque collège et à chaque université de s’assurer que les rapports sur l’effectif fournis au MFCU, ainsi que tous les documents pertinents, sont justes, complets et exacts. Le Ministère exige des vérifications indépendantes des rapports sur l’effectif fournis par les collèges et les universités.

Tous les renseignements indispensables à l’admission ou à l’inscription des étudiants à un collège ou à une université de l’Ontario seront obtenus directement des étudiants par leur université, leur collège, le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario ou le Service d’admission des collèges de l’Ontario et non pas par le Ministère.

Les étudiants n’ont pas à communiquer avec le Ministère afin de fournir ou de confirmer les renseignements concernant leur inscription. Ces données sont fournies par leur collège ou leur université au Ministère à divers moments au cours de l’année. Le Ministère ne communique pas directement avec les étudiants afin de confirmer la validité des données sur l’effectif.

9. Qu’est-ce que le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO)? Est-ce que les étudiants des collèges et des universités en ont un?


Le NISO est un numéro d’identification assigné par le ministère de l’Éducation ou le ministère de la Formation et des Collèges et Universités aux étudiants de niveaux élémentaire, secondaire et postsecondaire de l’ensemble de la province.

Le ministère de l’Éducation et le ministère de la Formation et des Collèges et Universités utilisent ce numéro à des fins d’administration, de financement, de planification et de recherche. Votre établissement d’enseignement postsecondaire est autorisé à utiliser le NISO afin de vous fournir des services éducatifs.

Ce numéro, qui est unique à chaque étudiant, l’accompagne tout au long de ses études, du niveau élémentaire au niveau postsecondaire. Le NISO, composé de neuf chiffres (huit chiffres et un chiffre de vérification), est assigné de manière aléatoire et lié à un registre central des NISO contenant des renseignements de base sur l’étudiant :

  • les noms officiels figurant sur les documents légaux (p. ex., acte de naissance, passeport, visa d’étudiant);
  • le nom et le prénom que la personne préfère utiliser;
  • la date de naissance;
  • le sexe.

Comme ce numéro est attribué de façon aléatoire, aucun renseignement personnel sur l’étudiant ne peut en être déduit. De plus, l’accès aux données contenues dans le registre des NISO est régi par le ministère de l’Éducation et strictement limité aux utilisateurs autorisés.

Depuis 2012, le Ministère a élargi l’utilisation du NISO aux étudiants des collèges et des universités financés par le gouvernement. Les collèges et les universités collaborent avec le ministère de la Formation, des Collèges et Universités, ainsi qu’avec le ministère de l’Éducation, pour assurer la validité du NISO des étudiants diplômés du niveau secondaire depuis 2003. Ces NISO sont inclus dans les demandes reçues par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario et du Service d’admission des collèges de l’Ontario.

Si un étudiant n’a pas présenté de demande d’admission par l’entremise du Centre ou du Service ou n’a pas de NISO, l‘établissement d’enseignement postsecondaire demandera qu’un NISO lui soit assigné. Les établissements d’enseignement postsecondaire devront assigner un NISO à certains étudiants diplômés, aux étudiants de l’extérieur de l’Ontario, aux étudiants étrangers et aux étudiants diplômés du niveau secondaire avant 2003.

10. Comment puis-je obtenir un NISO? Est-ce que je dois le connaître?


Il n’est pas nécessaire de connaître votre NISO. Un NISO vous a déjà été assigné si vous avez obtenu un diplôme d’études secondaires en Ontario après 2003. Sinon, votre établissement d’enseignement postsecondaire vous en attribuera automatiquement un.

Les étudiants qui ont fréquenté un établissement d’enseignement élémentaire ou secondaire en Ontario (de la maternelle à la 12e année) et qui ont obtenu un diplôme après 2003 trouveront leur NISO sur leur relevé de notes (dossier scolaire de l’Ontario).

Dans certains cas, votre établissement d’enseignement postsecondaire peut communiquer avec vous afin de vérifier qu’il détient les bons renseignements ou d’obtenir une preuve légale attestant, entre autres, votre nom, de votre date de naissance ou de votre sexe, dans le but de vérifier l’exactitude de votre NISO ou de vous en attribuer un. Si vous fréquentez actuellement un établissement postsecondaire et que vous souhaitez connaître votre NISO, veuillez communiquer directement avec l’établissement. Il n’est pas nécessaire de fournir un numéro de carte de crédit, des relevés de compte de banque ou des renseignements sur votre résidence afin que votre établissement d’enseignement confirme votre NISO ou vous en assigne un.

  • Il n’y a aucuns frais à payer à votre établissement d’enseignement pour l’obtention d’un NISO.

11. Pourquoi le Ministère doit-il recueillir les noms officiels des étudiants en plus de leur NISO?


La collecte des noms officiels est requise afin de confirmer l’exactitude des données sur l’effectif fournies chaque année au Ministère par les collèges et les universités. Des rapports exacts sur l’effectif sont nécessaires pour certaines activités, comme :

  • l’administration des mesures législatives et des règlements du MFCU et la mise en œuvre des directives;
  • la planification, l’attribution et l’administration du financement des collèges et des universités;
  • la surveillance et l’évaluation de la qualité, des résultats et de la prestation des programmes et des services de niveau postsecondaire aux étudiants dans le but d’assurer une reddition de comptes quant à l’utilisation des fonds publics et à l’attribution efficiente du financement;
  • les recherches et les analyses particulières, y compris des études longitudinales et des activités statistiques, liées à l’éducation et à la formation postsecondaires. Reportez-vous à la question 2 pour obtenir plus de détails.

12. Quels sont renseignements consignés dans le registre des NISO? Ces renseignements sont-ils protégés?


Le ministère de l’Éducation tient un registre des NISO afin de les valider et de les attribuer.

Les renseignements suivants sont recueillis par le ministère de l’Éducation auprès des établissements d’enseignement prescrits, notamment les collèges et les universités, aux fins d’attribution du NISO en vertu de la Loi sur l’éducation :

  • les noms officiels figurant sur les documents légaux (p. ex., acte de naissance, passeport, visa d’étudiant);
  • le nom et le prénom que la personne préfère utiliser;
  • la date de naissance;
  • le sexe.

Le registre des NISO ne contient aucun renseignement sur le rendement scolaire des étudiants.

Comme ce numéro est attribué de façon aléatoire, aucun renseignement personnel sur l’étudiant ne peut en être déduit. De plus, l’accès aux données contenues dans le registre des NISO est régi par le ministère de l’Éducation et strictement limité aux utilisateurs autorisés.

13. Quels sont les collèges et les universités qui rapportent des données sur l’effectif au ministère de la Formation et des Collèges et Universités?


Collèges

Universités*

Collège Algonquin d’arts appliqués et de technologie

Université Algoma

Collège Boréal d'arts appliqués et de technologie

Université Lakehead

Collège Cambrian d’arts appliqués et de technologie

Université Brock

Collège Canadore d’arts appliqués et de technologie

Université Carleton (incluant le Collège Dominicain)

Collège Centennial d’arts appliqués et de technologie

Université de Guelph

Collège Conestoga de technologie et d’enseignement supérieur

 Université de Hearst

Collège Confederation d’arts appliqués et de technologie

 Université McMaster

Collège d’arts appliqués et de technologie La Cité collégiale

Université Laurentienne

Collège Durham d’arts appliqués et de technologie

 Université de Nipissing

Collège Fanshawe d’arts appliqués et de technologie

 École de médecine du Nord de l’Ontario

Collège George Brown d’arts appliqués et de technologie

 Université de l’EADO

Collège Georgian d’arts appliqués et de technologie

 Université d’Ottawa

Collège Humber de technologie et d’enseignement supérieur

 Université Queen's

Collège Lambton d’arts appliqués et de technologie

 Université Ryerson

Collège Loyalist d’arts appliqués et de technologie

 Université de Toronto

Collège Mohawk d’arts appliqués et de technologie

 Université Trent

Collège Niagara d’arts appliqués et de technologie

 Institut universitaire de technologie de l’Ontario

Collège Northern d’arts appliqués et de technologie

 Université de Waterloo

Collège Saint-Laurent d’arts appliqués et de technologie

 Université Wilfrid Laurier

Collège Sault d’arts appliqués et de technologie

 Université de Windsor

Collège Seneca d’arts appliqués et de technologie

 

Collège Sheridan de technologie et d’enseignement supérieur

 Université York

Collège Sir Sandford Fleming d'arts appliqués et de technologie

 

Collège St. Clair d’arts appliqués et de technologie

 Université Western Ontario

 

 

* Les établissements affiliés ou fédérés de collèges ou d’universités peuvent communiquer le nombre d’étudiants inscrits aux programmes subventionnés dans le cadre des rapports présentés par l’établissement principal auquel ils sont rattachés.