Alphabétisation et formation de base (AFB)

Administration et ententes

Par l'entremise du Programme AFB, le MFCU finance des organismes tiers en Ontario pour leur permettre d'offrir des services d'alphabétisation. Les directives aux organismes de soutien et aux fournisseurs de services contiennent les renseignements requis pour l'administration du programme, y compris les détails concernant les services et les procédures administratives qui font partie de l'entente conclue entre les organismes tiers et le ministère. Les directives du Programme AFB pour les années suivantes sont disponibles comme ressource en anglais et en français :

Création d'une entente de services d'AFB

Un élément administratif fondamental du cycle de planification des activités est le processus de création d'une entente. L'entente est un contrat légal passé entre le ministère et l'organisme de prestation des services d'AFB. L'entente décrit les droits et les obligations de l'organisme, ainsi que les activités qu'il effectuera dans le cadre du contrat légal visant à fournir le Programme d'alphabétisation et de formation de base aux Ontariens et Ontariennes.

Une fois que le plan d'activités a été soumis au ministère par l'organisme, il est examiné et évalué. Une fois que le ministère est convaincu que le plan d'activités satisfait toutes les exigences, le processus de création d'une entente est lancé. Les ententes de services d'AFB sont créées avant le début de l'exercice financier, à savoir le 1er avril. Le ministère a recours aux renseignements présentés dans le plan d'activités pour former l'entente contraignante liant l'organisme et le gouvernement de l'Ontario pour la prestation du Programme AFB.

Signature d'une entente de services d'AFB

Une fois l'entente créée, elle est envoyée à l'organisme d'AFB pour être signée. Chaque entente est jointe à une note de service du directeur régional/directeur qui décrit les étapes devant être suivies par un organisme pour finaliser son entente avec la province. 

L'entente de services d'AFB et la note de service du directeur sont envoyées au représentant autorisé de l'organisme qui dispose de l'autorité légale requise pour lier l'entente. L'entente n'est pas considérée comme étant en vigueur ou contraignante tant qu'elle n'a pas été signée par le signataire légale de l'organisme et par le MFCU.

Une fois que deux copies originales et signées de l'entente sont retournées et que le personnel du MFCU s'est assuré que tous les renseignements requis ont été reçus, les ententes de services d'AFB sont alors acheminées au directeur régional/directeur pour sa signature.

Une copie de l'entente est conservée par le MFCU et une copie originale est rendue à l'organisme.

Modifications en cours d'année à l'entente de services d'AFB

Lorsque des changements fondamentaux sont apportés aux plans d'activités ou aux projets (p. ex., activités ou budget), une modification en cours d'année à une entente de services d'AFB signée est obligatoire. Les modifications sont mutuellement acceptées et sont lancées à la demande de l'organisme de prestation des services d'AFB ou lorsque le ministère l'exige.

Les demandes faites par l'organisme de prestation des services d'AFB doivent être faites par écrit, justifiées et évaluées par le personnel du MFCU.

Toute modification apportée à l'entente doit être signée par le MFCU et l'organisme afin de reconnaître les changements qui concernent l'entente pour l'exercice en cours. De façon semblable au processus de signature de l'entente décrit ci-dessus, l'entente modifiée doit être signée d'abord par l'organisme de prestation des services d'AFB avant d'être retourné au ministère et signé par le signataire approprié au sein du MFCU. Une fois encore, une copie sera envoyée à l'organisme destinataire et l'original de l'entente modifiée et signée sera conservé dans le dossier de l'organisme au sein du MFCU.

Communication de l'information financière

Les exigences en matière de vérification et de responsabilité font partie de l'entente de services d'AFB qui détaille toutes les exigences légales et en matière de responsabilité qui s'appliquent à un organisme de prestation des services d'AFB.

Bien que l'intention derrière la communication de l'information financière reste la même, les exigences en matière de vérification et de responsabilité (EVR) peuvent être mises à jour d'année en année pour refléter les nouvelles exigences. Plusieurs outils et ressources sont disponibles pour aider à parcourir ce processus. Les exigences en matière de vérification et de responsabilité décrivent les responsabilités d'un organisme concernant les modèles suivants qu'ils doivent remplir :

  • Rapport estimatif des dépenses
  • État des revenus et des dépenses
  • Rapport du vérificateur

Ces modèles sont soumis au MFCU qui les vérifie et en assure le rapprochement. Toute préoccupation relevée est abordée avec l'organisme de prestation des services d'AFB. Si les rapports remplis et signés ne sont pas reçus aux dates d'échéance indiquées pour une année donnée, les paiements seront retardés.

Rapport du vérificateur

Un rapport du vérificateur est obligatoire lorsque le total des fonds des fournisseurs de services ou des organismes de soutien ayant une entente de services d'AFB atteint 100 000 $ ou plus. Le rapport du vérificateur indique que l'état des revenus et des dépenses de l'organisme a été vérifié par un vérificateur externe conformément aux normes de vérification généralement reconnues.

Des exemples de rapports sont fournis ci-dessous en tant que référence :

NOTE IMPORTANTE

Le ministère ne peut pas accepter de renseignements non vérifiés fournis par un organisme de prestation des services d'AFB, y compris des détails supplémentaires ou des corrections apportées à l'état des revenus et des dépenses vérifié. Les détails supplémentaires et les corrections doivent être vérifiés par écrit par le vérificateur externe.

Les renseignements les plus à jour sont disponibles dans les exigences en matière de vérification et de responsabilité que vous trouverez dans les liens suivants :