Protection de la vie privée
La protection des renseignements personnels de nos clients est un enjeu important.
Renseignez-vous sur les obligations de votre organisme en matière de protection de la vie privée.
Revue de l’avis de collecte de renseignements propre au ministère avec les clients
Vous trouverez l’avis de collecte de renseignements avec les formulaires de demande des clients. Vous devez comprendre l’avis de collecte de renseignements du ministère afin de pouvoir l’expliquer en détail à vos clients. Assurez-vous de toujours traiter des quatre points suivants :
- la raison pour laquelle leurs renseignements personnels sont recueillis et l’utilisation qui en sera faite; • les parties auprès desquelles le ministère peut recueillir des renseignements et celles à qui il peut en communiquer;
- les lois et règlements qui habilitent le ministère à recueillir ces renseignements;
- la personne à joindre si les clients ont des questions ou préoccupations.
Explication aux clients du consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par le ministère
En signant, les clients autorisent le ministère à utiliser leurs renseignements et à :
- recueillir des renseignements à leur sujet auprès de tiers (p. ex. les données que le ministère (le fournisseur de services) saisit dans le Système d’information d’Emploi Ontario au sujet des clients);
- communiquer des renseignements à leur sujet à des tiers (p. ex. en présentant des rapports au gouvernement du Canada et en communiquant avec des employeurs relativement au placement).
Explication aux clients de ce qu’est l’acceptation de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels par votre organisme
En signant, vos clients reconnaissent que vous leur avez expliqué de quelle manière votre organisme utilisera ou divulguera leurs renseignements personnels pour la prestation du [insérer le nom du programme].
Résumé des obligations de votre organisme en matière de protection de la vie privée
Votre organisme doit :
- élaborer et mettre en œuvre une politique de confidentialité accessible au public (affichée dans votre bureau à un endroit où les clients peuvent la lire, accessible sur le site Web de l’organisme, etc.);
- nommer dans votre bureau un responsable qualifié qui s’assure que votre organisme respecte sa propre politique de confidentialité et les dispositions relatives à la vie privée énoncées dans l’entente avec le ministère;
- offrir de manière continue de la formation et des ressources à jour appropriées aux membres du personnel ainsi qu’aux sous-traitants qui ont accès aux renseignements personnels des clients;
- suivre rigoureusement les procédures établies dans votre politique de confidentialité et dans l’entente conclue avec le ministère en ce qui concerne la collecte, le stockage, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels ainsi que la
destruction de documents qui ne sont plus nécessaires à la prestation du programme ou au respect des dispositions de l’entente;
- permettre aux clients d’accéder à leurs renseignements personnels lorsqu’ils le demandent;
- informer immédiatement le ministère de toute atteinte à la vie privée possible ou réelle et coopérer pleinement à toute vérification ou enquête concernant une atteinte à la vie privée, quelle qu’elle soit;
- savoir et faire savoir à votre personnel et à vos clients qu’en signant un contrat avec Emploi Ontario (EO), les clients acceptent :
- la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels par le ministère;
- veiller à ce que seuls les utilisateurs autorisés accèdent au Système de gestion des cas du ministère.
Le ministère est lié par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Dans le cadre de l’entente avec le ministère, vous êtes dans l’obligation de vous assurer que le ministère respecte la LAIPVP, notamment en aidant à fournir l’avis de collecte à vos clients au nom du ministère.
Vous trouverez les obligations de votre organisme en matière de protection de la vie privée dans les documents suivants :
- l’entente conclue entre votre organisme et le ministère ainsi que la politique de confidentialité de votre organisme;
- la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) – une loi régissant les organismes du secteur privé prenant part à des activités commerciales;
- le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation (CSA) – des normes générales de protection de la vie privée.
Conseils pour protéger les renseignements personnels des clients
- Rangez les documents papier contenant les renseignements personnels de clients dans des classeurs verrouillés.
- Adoptez une politique de mise en sécurité des documents.
- Chaque fois que vous quittez votre poste de travail, appuyez sur les touches Ctrl, Alt et Suppr. en même temps puis sur Entrée pour verrouiller votre ordinateur personnel. Si vous utilisez un Mac, appuyez sur les touches Ctrl, Maj. et Touche d’éjection.
- Mettez à jour les renseignements personnels des clients durant des rencontres en personne ou à la réception par la poste d’une demande signée.
- N’envoyez pas de renseignements personnels par courriel et n’en mentionnez pas dans un message vocal.
- Ne stockez pas les renseignements personnels de clients sur des clés USB, sur des ordinateurs portatifs, sur le bureau de votre ordinateur ou sur des appareils mobiles.
- Si vous devez emporter des documents papier de clients à l’extérieur (p. ex. des CV pour des employeurs potentiels), faites preuve de vigilance en ce qui a trait à leur protection.
- Soyez conscients de votre environnement quand vous mentionnez les renseignements personnels de vos clients. Ne dites que le strict nécessaire (et dites-le à voix basse).
Questions fréquemment posées par les clients
Q : Quelles mesures votre organisme prend-il pour protéger mes renseignements personnels?
R : Notre organisme prend très au sérieux la protection des renseignements personnels des clients.
- Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de notre organisme aux endroits suivants : [insérer les emplacements où la politique de confidentialité de votre organisme est affichée, par exemple en ligne ou sur les lieux].
- Nous avons [un agent ou une agente] de protection de la vie privée, [insérer son nom], qui est responsable de veiller au respect de la politique de confidentialité de notre organisme et des dispositions relatives à la vie privée énoncées dans notre
entente avec le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (MESFP).
- Avant d’avoir accès au système, tous les membres de notre personnel et nos sous-traitants prennent acte de leur responsabilité en matière de protection des renseignements personnels des clients.
- Tous les membres de notre personnel et nos sous-traitants reçoivent une formation sur la protection de la vie privée.
Q : Pourquoi avez-vous besoin de mon numéro d’assurance sociale (NAS)? (Veuillez noter que cette question ne s’applique peut-être pas à votre organisme, puisque le NAS n’est pas requis pour tous les programmes.)
R : Les services que vous allez recevoir sont financés en partie par le gouvernement du Canada; le MESFP doit donc recueillir votre NAS pour le communiquer au gouvernement du Canada.
Q : Comment dois-je m’y prendre pour passer en revue les renseignements personnels que votre organisme conserve dans ses dossiers à mon sujet?
R : Communiquez avec notre [agente ou agent] de protection de la vie privée au [insérer numéro de téléphone] pour prendre rendez-vous, et nous vous présenterons ces renseignements.
Q : La façon dont vous traitez mes renseignements personnels ne me satisfait pas. Avec qui dois-je communiquer à ce sujet?
R : Vous pouvez d’abord communiquer avec [l’agente ou l’agent] de protection de la vie privée de notre organisme, [insérer son nom et ses coordonnées]. Si sa façon de résoudre votre problème ne vous convient pas, vous pouvez appeler la ou le gestionnaire de la Ligne d’information Emploi Ontario au 1 800 387–5656 pour en discuter.
Q : Que fera votre organisme avec mes renseignements personnels? Comment seront ils utilisés?
R : [Répondre de manière appropriée]
Q : Pourquoi dois-je signer l’avis de collecte de renseignements deux fois?
R : La première signature indique que vous acceptez que le ministère utilise et divulgue vos renseignements. La deuxième signature indique que vous confirmez que nous vous avons expliqué de quelle manière nous utiliserons ou divulguerons vos
renseignements aux fins de prestation du [insérer le nom du programme].
Ressources en matière de protection de la vie privée
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels des clients uniquement pour la prestation de services d’EO. Si vous consultez les renseignements d’une cliente ou d’un client pour toute autre raison, vous pourriez être en train de porter atteinte à sa vie privée!
